Comment embaucher un salarié ?

Vous avez une entreprise et vous avez décidé d'embaucher un salarié.

Vous vous demandez alors quelles sont les formalités d'embauche à accomplir.

Nous allons vous aider "pas à pas" à réaliser ces étapes en respectant la règlementation du droit du Travail.

La déclaration préalable à l'embauche (DPAE) permet de faciliter les démarches administratives des employeurs.

Cette formalité d'embauche est obligatoire, sauf pour les employeurs de TPE utilisant le Tese.

En effet, la seule déclaration du salarié sur le site du Tese sert de contrat de travail et de déclaration préalable à l’embauche.

Les formalités sont donc grandement simplifiées.

Pour en savoir plus sur le Tese >>

Principe de la déclaration préalable à l’embauche

Cette déclaration vous permet de vous acquitter des obligations suivantes :

- s’il s’agit d’une première embauche, immatriculation de l’employeur au régime général de la sécurité sociale et affiliation à l’assurance chômage,

- immatriculation du salarié à la CPAM,

- demande d’adhésion à un service de santé au travail,

- demande d’une visite médicale d’embauche.

 

Quelles sont les informations à remplir ?

Les informations à renseigner dans la déclaration préalable unique sont :

- informations relatives à l’employeur (dénomination sociale de l’entreprise, code NAF, numéro SIRET, service de santé au travail dont dépend l’employeur …)

- informations relatives au futur salarié : nom et prénoms, sexe, date et lieu de naissance, numéro de sécurité sociale ;

- informations relatives à l’embauche : date et heure de l’embauche, nature et durée du contrat, durée de la période d’essai éventuelle pour les CDI et les CDD de 6 mois ou plus.

 

A qui adresser la déclaration d’embauche ?

La déclaration préalable à l’embauche doit être adressée, au plus tôt, 8 jours avant l'embauche, à l'Urssaf ou à la caisse de mutualité sociale agricole (MSA), qui transmet à son tour les informations à chaque organisme concerné.

Si l'employeur n'est pas tenu d'effectuer cette déclaration par voie électronique (si plus de 1500 déclaration d’embauche l’année précédente), elle peut être transmise par courrier ou par télécopie.

Cette formalité d’embauche doit être réalisée via le formulaire "Déclaration préalable à l'embauche" (CERFA 14738*01, disponible auprès des URSSAF, des caisses générales de sécurité sociale ou à imprimer sur les sites www.urssaf.fr. et www.service-public.fr).

 

Il est indispensable pour le chef d'entreprise de s’affilier auprès d’un organisme de retraite complémentaire, de prévoyance et de retraite supplémentaire le cas échéant.

L'affiliation doit être effectuée auprès d'une institution relevant de l'Arrco (pour tous les salariés) ou de l'Agirc (pour le personnel cadre).

Dans le cadre de la mise en place du Tese pour les TPE, les spécialistes d’Efi Partner vous accompagne dans le choix de ces organismes.

Dans tous les cas, si une caisse est désignée pour un secteur d'activité, l'entreprise doit obligatoirement y adhérer.

A défaut, la caisse compétente est celle désignée dans un département.

 

Les formalités d’embauche comprennent également la remise au salarié d’un contrat de travail.

Dans le cas d’un CDD, il est obligatoire et doit être remis au salarié dans les 2 jours qui suivent son embauche.

Dans le cadre d’un CDI, cette obligation est en principe considérée comme respectée par la remise au salarié du talon-récépissé, reçu à l'occasion de la déclaration unique d'embauche ou d'un premier bulletin de paye.

Cependant, dans un souci de sécurité juridique, nous vous conseillons de remettre au salarié une lettre d'embauche ou un contrat de travail.

Dans le cadre du Tese, cette formalité d’embauche est grandement simplifiée car le document « identification du salarié » sert de contrat de travail s’il est signé par vous-même et par le salarié.

 

Les formalités d'embauche comprennent également l'ouverture d'un registre du personnel qui  est obligatoire et doit contenir :

- Le nom, prénom, nationalité, date de naissance et sexe de chaque salarié,

- son emploi, sa qualification, la date de son entrée dans l'établissement,

- la mention éventuelle "d'apprenti", de "contrat d'insertion professionnelle", de "contrat à durée déterminée", de "travailleur à temps partiel", de "travailleur temporaire" (avec le nom et l'adresse de l'entreprise de travail temporaire) ou encore de "mise à disposition par un groupement d'employeurs", etc.

- la date de sortie de l'établissement.

 

Outre ces formalités d’embauche, l’employeur doit remplir certaines obligations notamment :

 

- garder un double des bulletins de paie (voir notre article sur la durée de conservation des documents)

- Tenir un registre des observations et mises en demeure des agents de l'inspection du travail,

- Tenir le document unique d'évaluation des risques

- Afficher les informations obligatoires (voir notre article sur l’affichage obligatoire)

 

Le TESE (Titre emploi-service entreprise) permet, par son utilisation, de satisfaire de manière simplifiée à la plupart des formalités d'embauche d'un salarié.

Pour plus d'informations sur ces dispositifs, se reporter à notre document d’information sur "le Tese".

 

 

Écrire commentaire

Commentaires: 0