Quels documents remettre au salarié lors de son départ ?

Gérer la paye, c’est également gérer le départ du salarié et lui remettre les documents obligatoires.

Les remplir correctement est important car toute erreur peut entraîner des contestations de la part du salarié, et le cas échéant, une indemnisation.

 

Le reçu pour solde de tout compte

Le solde de tout compte est établi par l’employeur.

Il détail l’inventaire des sommes versées au salarié lors de la rupture de son contrat de travail (salaire, primes, indemnités compensatrices de congés payés …).

Le reçu pour solde de tout compte doit être rédigé en 2 exemplaires dont un est remis au salarié.

A noter : contrairement à une idée reçue, le solde de tout compte est valable, même en l’absence de signature du salarié. Cependant dans ce cas, il n’a aucune valeur libératoire.

 

Le reçu pour solde de tout compte, même signé, peut être dénoncé dans les 6 mois.

Au-delà, il libère l’employeur concernant les sommes mentionnées sur ce document.

Le solde de tout compte n’est pas géré par le dispositif Tese. C’est donc à l’employeur de faire ce document.

 

Modèle de reçu pour solde de tout compte :

Voici un exemple de solde de tout compte que vous pouvez utiliser (à imprimer sur le papier à en-tête de la société) :
Je soussigné(e) …………………………… demeurant ……………………. Employé par ……………(nom et adresse de l’employeur) ………., reconnais avoir reçu pour solde de tout compte la somme nette de ……………. ; (noter le montant en chiffres et en toute lettre) euros qui inclut les éléments suivants :
- Salaire du mois de …… : …………. €
- Treizième mois : …………. €
- Prime d’ancienneté : …………. €
- Heures supplémentaires : …………. €
- Primes de ……….. : …………. €
- Indemnité compensatrice de congés payés : …………. €
- Indemnité de licenciement : …………. €
- Etc (liste à compléter en fonction des sommes versées).
Je déclare connaître ma faculté de dénoncer ce reçu dans les 6 mois qui suivent sa signature, délai au-delà duquel il devient libératoire pour l’employeur pour les sommes qui y sont inscrites. Le présent reçu pour solde de tout compte a été établi en double exemplaire dont l’un m’a été remis.
Fait à ……….., le …………
Signature du salarié précédée de la mention manuscrite « pour solde de tout compte »

L’attestation Assédic (ou pôle emploi)

C’est un document obligatoire qui permettra au salarié d’exercer ses droits à l’assurance chômage.

L’attestation Assédic (ou pôle emploi) est à remettre au salarié, même en cas de démission et pour tout type de contrat.

L’employeur doit se procurer le formulaire d’attestation Assédic auprès du pôle emploi dont il dépend.

Il peut également effectuer une saisie en ligne sur le site www.pole-emploi.fr

 

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A noter : l’employeur doit également transmettre un exemplaire de l’attestaion Assédic au pôle emploi.

 

Depuis le 1er janvier 2012, les employeurs de 10 salariés ou plus (effectif au 31 décembre de l’année précédente) doivent impérativement adresser l’exemplaire de l’attestation destinée au pôle emploi sous forme électronique et non papier (par net-entreprise ou directement en ligne sur le site pôle emploi).

 

Les risques pour l’employeur de ne pas transmettre d’attestation Assédic au salarié :

L’employeur qui ne remet pas d’attestation Assédic (ou pôle emploi) au salarié devra l’indemniser. N effet, les juges estiment qu’il y a nécessairement un préjudice pour le salarié qui doit être réparé par le versement de dommages et intérêts .

 

Attention : l’employeur devra aussi indemniser son ancien salarié en cas de fausses indications pouvant entraîner une réduction des droits du salarié aux prestations chômage.

 

Le certificat de travail

Lors d’une rupture du contrat de travail, l’employeur a l’obligation de délivrer un certificat de travail au salarié.

 

Le certificat de travail doit mentionner :

- Date d’entrée du salarié dans l’entreprise, période d’essai incluse,

- Date de sortie,

- Nature de l’emploi

- Informations relatives au DIF

 

Le dispositif du Tese simplifie ces formalités.

En effet, le certificat de travail peut –être imprimé directement à partir du site du Tese.

 

Les sanctions en cas de non délivrance d’un certificat de travail sont d’ordre pénales.

L’employeur s’expose au versement de dommages et intérêts au profit du salarié.

 

Autres documents obligatoires lors du départ du salarié :

- L’état récapitulatif de l’épargne salariale dans le cadre de la participation, de l’intéressement ou des plans d’épargne.

- Information sur la portabilité de la prévoyance (le salarié cpeut continuer à bénéficier des couvertures complémentaires santé et prévoyance appliquées par son ancienne entreprise pendant sa période de chômage.

 

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